Le document UBO et sa nouvelle règle de confirmation annuelle restent souvent floues pour les personnes concernées et une charge administrative supplémentaire dans un quotidien déjà très chargé. Petite explication de cette obligation pour éviter des amendes inutiles.

Tout d’abord, UBO signifie ‘Ultimate Beneficial Owners’. La traduction littérale serait ‘bénéficiaire ultime’ mais l’administration parlera de bénéficiaire effectif. Le registre UBO concerne les sociétés, les ASBL et fondations, ainsi que les trusts, fiduciaires et autres constructions juridiques similaires.

L’objectif de ce registre est d’identifier, comme son nom l’indique, qui sont les personnes qui exercent un contrôle sur la société et à qui, au final, le capital bénéficie. Pourquoi cette identification ? Des criminels de tout type se cachent parfois derrière des entreprises, des ASBL et des fondations afin de blanchir de l’argent ou de le transférer à des organisations terroristes ou illégales. Le registre permet de faire la lumière sur les personnes qui contrôlent réellement les sociétés et ainsi, contribue à la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent.

Le registre contient le nom, la date de naissance, la nationalité, l’adresse et le numéro de registre national ou d’entreprise des UBO d’une société.

Qui est considéré comme un UBO ? Quelles sont vos obligations ?

Pour une société, les UBO sont les personnes physiques qui exercent un contrôle sur la société par la possession de plus de 25% des droits de vote ou de plus de 25% des actions ou du capital de la société. Dans le cas où il n’y aurait pas d’actionnaire important (si chaque actionnaire représente moins de 25% du capital), ce sera alors la ou les personne(s) qui occupe(nt) la fonction de dirigeant principal. Dans le cas des ASBL et des fondations, il s’agit des membres du Conseil d’Administration.

Depuis le 11 octobre 2020, tous les redevables d’information ont désormais l’obligation de fournir, via la plateforme en ligne, tout document démontrant que les informations enregistrées relatives à leurs UBO sont adéquates, exactes et actuelles. De plus, les redevables d’informations doivent confirmer chaque année l’exactitude de ces informations et communiquer dans un délai d’un mois toute modification apportée à ces données.

Lorsque vous vous connectez au registre UBO, vous pouvez voir de quand date votre dernière confirmation annuelle. Notez que les représentants légaux reçoivent également un rappel sur leur e-Box (si celle-ci est activée) un mois avant l’échéance. Attention, en cas d’oubli ou de mauvais renseignements transmis, les administrateurs des Redevables d’information sont passibles d’amendes administratives comprises entre 250 EUR et 50.00 EUR.

Notez bien la date et soyez attentifs !